Prozessmanagement

Prozesse und die darunterliegenden Regeln, seien sie implizit oder explizit, sind maßgeblich für die Fähigkeiten einer Organisation ihre Ziele zu erreichen verantwortlich. Diese verändern und wachsen mit der Zeit mit den sich wandelnden Anforderungen. Wenn dies unreflektiert passiert ergibt sich am Ende häufig eine sehr komplexes Konstrukt das dem Potential der Organisation im Wege steht.

Ich verstehe meine Aufgabe darin, diese gewachsenen Prozesse zu beobachten, zu verstehen und für deren Vereinfachung neue Wege anzubieten.

Meine wichtigsten Werkzeuge dabei sind meine Beobachtungsgabe, mein gesunder Menschenverstand und mein logisches Abstraktionsvermögen. Diese werden unterstützt von einer Reihe von analytischen Werkzeugen zur Informationssammlung, Dokumentation, Auswertung und dem anschließendem Design.

Created by Michele Ficeli from the Noun Project

Created by Michele Ficeli from the Noun Project

Der Ablauf

Grundlage meiner Arbeit bildet der Design Prozess SADIM (Survey, Analyse, Design, Implement, Maintain), eine Herangehensweise aus der Permakultur.

checklist-2470549_1920

Survey

Für eine nachhaltige und effektive Veränderung eines Systems braucht man aussagekräftige Ausgangsinformationen. Intensive Beobachtung und tiefgehende Untersuchungen sind hierfür der erste Schritt.

Analyse

Im nächsten Schritt werden Informationen miteinander in Verbindung gebracht um dadurch das gesamte System zu verstehen und seine Schwachstellen zu erkennen.

Design

Die gewonnenen Einsichten fließen anschließend in das Design neuer und zu verändernder Prozesse. Folgende Prinzipien leiten mich hierbei.

  • Minimaler Input für maximalen Output
  • Ein Element mehrere Funktionen, eine Funktion mehrere Elemente
  • Überschüsse verteilen
  • Es gibt keinen Müll, nur ungenutzte Ressourcen
  • Alles hat einen Einfluss
  • Integrieren statt separieren
  • Feedback akzeptieren und nutzen
  • Vielfalt statt Einfalt

Implement

Hat das neue Design eine Qualität erreicht, dass alle Beteiligte damit einverstanden sind, geht es an die Implementierung. Wichtigsten Mittel hierbei sind eine einfach zu verstehende und zugängliche Dokumentation, Schulungen, Veränderungen an der Infrastruktur und Anpassungen der vorhanden Software-Werkzeuge.

Maintain

Nach der Implementierung ist es sinnvoll zu prüfen, ob die vorgenommen Veränderungen auch die geplanten Effekte erzielen. Durch Beobachtung und Evaluation kann man ausdecken was noch nicht optimal ist und entsprechende Optimierungen vornehmen.

Werkzeuge

Für jede Phase stehen eine ganze Reihe von Tools zur Verfügung. Hier einige Beispiele:

Hierbei handelt es sich um ein sehr schönes Tool mit dem Beziehungen zwischen Elementen und den Funktionen einer Organisation hergestellt werden können. Es werden die Element oder Funktionen in einem Kreis angeordnet und das Gegenstück im Zentrum verteilt. Über Verbindungen welche Elemente mit welchen Elementen in Verbindung stehen entsteht so ein komplexes Gefüge, welches das Verständnis des Gesamtsystems unterstützt.

SURVEY PHASE

Durch Interviews und Beobachtungen beantwortet man die folgenden Fragen und arbeitet deren Ergebnisse tabellarisch oder grafisch auf.

  • Was kommt von außen in die Organisation hinein?
  • Was bringt es mit sich?
  • Welche Bereiche der Organisation werden davon berührt?
  • Wo verlässt es die Organisation wieder?
  • Was bleibt in der Organisation davon zurück?

Welche Elemente einer Organisation verarbeiten welche Inputs und was sind ihre Outputs?
Durch eine systematischer Aufbereitung dieser Frage kann man verborgenen Beziehungen zwischen Abteilungen, Teams, Räumen etc. entdecken und verstehen.

Mit dieser Technik beobachtet man ein System auf verschiedenen Perspektiven um eine möglichst große Vielfalt an Erkentnissen zu gewinnen. Zu den Perpektiven zählen:

  • Beobachten in Stille
  • Beobachten von Einschränkungen
  • Beobachtung von Gemeinschaften
  • Beobachtung von Aktivitäten
  • Beobachtung von Strömen
  • Beobachten von Grenzflächen
  • Beobachten von Mustern
  • Beobachten der Vergangenheit und Zukunft
  • Ich wundere mich warum …

Ein international anerkannter und leicht verständlicher Standard zur Dokumentation von Geschäftsprozessen.

Kontakt

Lust bekommen einen Blick hinter Ihre Kulissen zu werfen? Kontaktieren Sie mich und wir können direkt loslegen!

* Pflichtfeld

listeners-2157348_1280_purple